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柳州市首次成立业主大会选举业主委员会工作程序

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发表于 2018-1-15 16:43:11 | 显示全部楼层 |阅读模式
柳州市首次成立业主大会选举业主委员会工作程序
一、提出申请报告
  在一个物业管理区域内,已交付的专有部分面积达到建筑物总面积50%以上或者首套房屋交付使用满2年的,建设单位应当在30日内书面报告项目所在地县(区)房产行政主管部门。报告应当包括筹备首次业主大会会议所需的下列资料:
  (一)物业管理区域证明;
  (二)房屋及建筑物面积清册;
  (三)业主名册;
  (四)建筑规划总平面图、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证复印件;
  (五)交付使用共用设施设备的证明(已经办理物业承接查验的,应提交物业承接查验备案证明;未按照规定办理交付的,建设单位应出具书面说明理由并作出书面承诺);
  (六)物业服务用房配置证明;
  (七)其他有关的文件资料。
  建设单位未及时书面报告的,已交付专有部分百分之二十以上的业主可以联名向县(区)房产行政主管部门提出召开首次业主大会会议的书面申请报告,同时提交房屋所有权证或购房合同等能够证明业主身份的相关证明材料(原件或复印件均可)。
  二、成立筹备组
  (一)通知业主报名:
  县(区)房产行政主管部门自收到建设单位或业主书面报告之日起5个工作日内,审核材料,确定符合成立业主大会条件的,书面通知乡镇人民政府(街道办事处)。乡镇人民政府(街道办事处)在收到书面通知之日起2日内,在物业管理区域张贴公告,向全体业主发出报名参加首次业主大会会议筹备组(以下简称“筹备组”)的通知。筹备组报名时间为5个工作日。
  乡镇人民政府(街道办事处)应在60日内负责组织指导业主成立筹备组,村(居)民委员会协助开展相关工作。
  不符合成立业主大会条件的,县(区)房产行政主管部门自收到书面申请报告之日起5个工作日内书面告知申请人。
  (二)组织相关人员参加筹备组:
  1.业主大会筹备组由建设单位、业主、县(区)房产行政主管部门、乡镇人民政府(街道办事处)、村(居)民委员会的代表组成,其中业主代表所占比例不得低于筹备组总人数的三分之二。筹备组中业主代表人数由乡镇人民政府(街道办事处)根据物业规模、物业用途等因素确定。筹备组总人数应为单数。
  2.筹备组组长由乡镇人民政府(街道办事处)代表担任。
  3.县(区)房产行政主管部门、乡镇人民政府(街道办事处)、村(居)民委员会以及建设单位以书面形式分别委托代表参加筹备组。
  4.筹备组相关成员未按有关规定依法组成的,县(区)房产行政主管部门、乡镇人民政府(街道办事处)对选举产生的业主委员会不予备案。
  (三)确定筹备组成员:
  报名截止后3个工作日内,乡镇人民政府(街道办事处)对参加筹备组的报名人员进行业主身份验核(重点验核是否遵守国家相关法律法规、是否按时缴纳物业服务费等),并组织全部报名人员召开会议,确定筹备组成员。
  如果符合条件的报名人员超过预定人数的,乡镇人民政府(街道办事处)应按照不同物业类型的比例,采取在报名人员中随机抽签、投票选举等方式确定筹备组成员。
  如果符合条件的报名人员未达到预定人数,则延长报名时间,继续征集业主报名参加(延长期限为3个工作日)。如延长期限过后,仍未达到预定人数的,则根据情况决定是否暂停指导。
  (四)公示筹备组成员名单,正式成立筹备组:
  乡镇人民政府(街道办事处)在物业管理区域公示筹备组成员名单,公示期为3日。公示期间有业主提出异议的,由乡镇人民政府(街道办事处)负责处理。
  公示期满且无异议的,筹备组成员正式确定,同时,筹备组正式成立。
  筹备组应当自成立之日起15日内将工作职责和成员名单在物业管理区域内公告,并自成立之日起90日内组织召开首次业主大会会议。
  (五)筹备组组长的工作职责:
  1.筹备组成员确定后,组长应及时组织召开第一次筹备组会议,并组织推选筹备组副组长1-2名,确定筹备工作,对成员进行分工,并安排、布置工作,组织学习相关法律法规,解答有关问题,指导开展相关工作;
  2.组织筹备组成员对筹备组会议的会议记录予以签字确认;
  3.签发筹备组公告;
  4.组织筹备组成员在筹备组出具的业主大会成立和业主委员会选举情况的报告上签字;
  5.筹备组赋予筹备组组长的其他职责。
  筹备组组长不履行或者不适当履行前款规定职责的,经筹备组中具有表决权的三分之二以上成员签字确认,可以向乡镇人民政府(街道办事处)书面申请更换组长人选,乡镇人民政府(街道办事处)自接到书面申请3日内应当更换组长人选。
  三、筹备组开展筹备工作
  (一)组织召开第一次筹备组会议:
  筹备组成立3个工作日内,筹备组组长及时召开第一次筹备组会议,并安排、布置工作。筹备组可组建宣传、文书、票务、异议处理等小组开展工作。
  (二)开展以下筹备工作:
  1.确定首次业主大会会议召开的时间、地点、形式和内容,并提前15日在物业管理区域公告,同时做好会务准备工作;
  业主大会会议可以采用集体讨论的形式,也可以采用书面征求意见的形式;但应当有物业管理区域内专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主参加。筹备组根据本物业管理区域的实际情况,确定业主大会的召开形式。
  2.参照行政主管部门的示范文本,拟定《业主大会议事规则》(草案)、《管理规约》(草案)、《业主委员会工作规则》(草案);
  3.确认业主身份和业主专有部分建筑面积数及物业管理区域总建筑面积、总业主人数,以幢(栋)等形式建立业主名册;
  4.制定业主委员会委员候选人产生办法,确定业主委员会委员候选人名单;
  5.依法确定首次业主大会会议表决规则以及业主委员会选举办法,根据该物业管理区域的实际情况,确定表决票和选票的发放、监票、验票、唱票及计票的人员名单;
  6.做好召开首次业主大会会议的其他筹备工作。
  (三)筹备组应当对业主资料保密,不得将本项相关资料用于与筹备无关的活动。
  (四)鼓励和引导建设单位承担筹备及召开首次业主大会会议所需费用。
  四、业主委员会委员候选人报名及征求《管理规约(草案)》《业主大会议事规则(草案)》和《业主委员会委员选举办法》、《业主委员会工作规则》(草案)等文件的修改意见。
  筹备组发出业主委员会委员候选人报名的通知并发放候选人报名表,通知上应当载明业主委员会委员候选人报名的条件、方式、领取和递交报名表的时间和地点等事项。业主委员会委员候选人报名时间为5日。
  筹备组在物业管理区域内征求全体业主对《管理规约(草案)》《业主大会议事规则(草案)》和《业主委员会委员选举办法》《业主委员会工作规则》(草案)等文件的修改意见,业主对文件内容有异议的,筹备组应当记录并作出答复,同时,采纳业主的合理意见。
  筹备组应当在3日内将征求意见情况、采纳意见情况以及修改后的《管理规约(草案)》《业主大会议事规则(草案)》和《业主委员会委员选举办法》《业主委员会工作规则》(草案)进行再次公示,告知全体业主。
  五、确定业主委员会委员候选人名单
  筹备组在乡镇人民政府(街道办事处)的监督指导下,按照资格条件要求对报名的业主委员会委员候选人进行验核(主要验核报名的候选人是否是本物业管理区域内的业主,是否有违反国家法律法规的行为,是否模范履行业主义务等)。
  筹备组验核业主委员会委员候选人报名情况后,应将候选人的报名情况如实报送乡镇人民政府(街道办事处),乡镇人民政府(街道办事处)验核完毕后,由筹备组将候选人报名材料在物业管理区域内公示,公示期为5日。
  如有业主对候选人的资格提出异议,并有证据证明该候选人不符合候选人条件的,筹备组应在乡镇人民政府(街道办事处)的监督指导下予以核实,在正式公布候选人名单之前将核实情况和处理结果书面答复相关业主。公示期满后,筹备组确定正式的业主委员会委员候选人,并公布正式候选人名单。
  六、印制选票和表决票,制作投票箱
  筹备组应当于业主大会会议召开前,印制好选票和表决票,做好选票和表决票印制数量登记,制作选票和表决票发放签收登记表和投票登记表,并按照投票点的数量制作投票箱。投票箱只能有一个投票口,且投票入口不得超过2cm×5cm,箱门贴上封条。
  七、召开首次业主大会会议
  (一)筹备组分组安排工作人员。
  筹备组组建若干发放组及唱票组、计票组、监票组,每组三人以上,由筹备组成员、业主代表组成(委员候选人应回避)。
  (二)发出召开业主大会的通知。
  筹备组应当于业主大会会议召开15日前将召开业主大会会议通知及以下材料在物业管理区域公布:
  1.业主大会会议议程;
  2.管理规约(草案)以及业主大会议事规则(草案);
  3.首次业主大会会议表决规则以及业主委员会选举办法;
  4.业主委员会工作规则(草案);
  5.业主委员会正式候选人资格表;
  6.表决票和选票式样;
  7.业主名册及票权数情况;
  8.其他表决事项。
  有条件的,可以采用递交书面通知、放入业主信箱内、邮寄或其他方式送达业主。
  (三)采用书面征求意见形式召开业主大会的,按以下程序进行:
  1.发放选票和表决票。发放组在确认业主身份后,将选票和表决票送达每户业主。业主须在选票和表决票发放签收登记表上签字。如收到选票或表决票的是非业主时,应交待非业主及时转交或告知业主,并在登记表上作记录。
  2.投票。投票采用“流动投票”和“集中投票”或者其他合理方式相结合进行,村(居)民委员会在现场全程监督。
  (1)流动投票。选票和表决票发放同时,业主如愿意立即投票,可将填好的票投入到发放组携带的流动票箱内,并在投票登记表上签字。
  (2)集中投票。筹备组集中一个时段在管理区域出入口或社区居委会等处设立投票箱。业主将填好的选票或表决票,持业主身份的有效证明到指定的投票箱进行投票。筹备组应当组织人员(候选人应回避)在投票点做好验核业主身份、签收选票或表决票及登记等工作。
  业主因故不能参加投票的,可书面委托代理人代为投票。代理人须出示业主身份有效证明、书面委托书及本人合法的有效证件。
  投票的时间超过一天的,在投票当天截止的时间,筹备组在业主代表和乡镇人民政府(街道办事处)、村(居)民委员会见证下对所有的投票箱共同封箱,封好的投票箱放置在社区居委会办公室,任何人不得毁损投票箱。
  投票时间不宜超过7日。但投票截止时,回收选票未达到法定票数的,应张贴通知,继续征集未投票业主的意见。
  3.计票。投票结束后3日内,在乡镇人民政府(街道办事处)、村(居)民委员会的指导监督下,由监票组、计票组进行公开唱票、验票,统计投票结果。
  (四)采用集体讨论(现场大会)的形式召开业主大会的,按以下程序进行:
  1.入场登记。由筹备组根据物业产权份额清单对到会的人员核对业主身份,由经核对身份的业主登记签到。非业主、物业使用人参加大会的,需出示业主身份有效证明、书面委托书,以及本人合法的有效证件。
  筹备组要确认到会的业主数量符合法定人数和投票权数后才能宣布大会开始。
  2.宣布会议议程,介绍委员候选人,宣读《管理规约》、《业主大会议事规则》、《业主委员会工作规则》和《业主委员会委员选举办法》及注意事项。
  3.发放选票和表决票。发放组核对业主身份后发放选票和表决票,业主须在选票和表决票发放签收登记表上签字。
  4.投票。业主填写好选票和表决票后,自行投放到会场设置的投票箱内。
  5.统计投票结果。由唱票组、监票组、计票组现场开箱,公开唱票、验票,统计投票结果。
  (五)选举产生业主委员会委员。
  根据业主大会投票的结果确定业主委员会委员。业主委员会候选人经专有部分占建筑物总面积过半数且占总人数过半数的业主同意的,以得票权数多的当选为正式的业主委员会委员。
  (六)确定《业主大会议事规则》、《管理规约》、《业主委员会工作规则》等表决事项是否通过。
  对《业主大会议事规则》、《管理规约》、《业主委员会工作规则》等的表决统计,经专有部分占建筑物总面积过半数且占总人数过半数的业主同意的,《业主大会议事规则》、《管理规约》、《业主委员会工作规则》才能正式通过。
  若法律法规规定的内容中(如:涉及到筹集和使用专项维修资金)应当经专有部分占建筑物总面积三分之二以上的业主且占总人数三分之二以上的业主同意的,应符合相关法律法规规定。
  八、公示选举和表决结果
  筹备组将业主大会对业主委员会委员的选举结果和对《业主大会议事规则》、《管理规约》等的表决结果在本物业管理区域内公告。
  九、召开首次业主委员会会议
  自公告之日起,筹备组组长应在3日内负责召集业主委员会委员,召开第一次业主委员会会议,选举主任1名、副主任1-2名。
  十、业主委员会备案
  业主委员会自选举产生之日起30日内,向所在县(区)房产行政主管部门、乡镇人民政府(街道办事处)备案,并书面告知相关村(居)民委员会。备案须提交下列材料:
  (一)柳州市业主委员会成立备案申请书;
  (二)首次业主大会会议议程;
  (三)业主大会会议纪要;
  (四)业主委员会委员名单、报名表,产权证明和身份证复印件,最近6个月物业服务费缴纳证明材料;
  (五)已通过的《业主大会议事规则》、《管理规约》;
  (六)有关业主大会成立和业主委员会选举情况的其他材料。
  十一、刻制印章
  业主委员会取得县(区)房产行政主管部门的备案证明后,告知乡镇人民政府(街道办事处)和村(居)民委员会,持备案证及相关证明到公安局指定部门分别刻制业主大会及业主委员会两个印章。
  十二、业主委员会发出成立通告
  印章刻制后3日内,业主委员会应将《业主委员会成立通告》、业主委员会备案证(复印件)、《业主大会议事规则》、《管理规约》在物业管理区域内通告。筹备组自行解散。
  十三、资料存档

业主大会选举和表决工作结束后,业主委员会应将涉及选举和表决全过程的书面材料整理存档。有条件的,对重要的工作进行数码拍照留存。

  备注:
  1.所有的公示、公布、通告等均应在物业管理区域公告栏或其他显着位置张贴。
  2.物业管理区域内人数较多的,可以幢、单元、楼层等为单位,推选出一名业主代表参加业主大会会议。涉及投票选举或表决的,须由业主本人亲自表决签名。
  3.首次成立业主大会选举业主委员会流程图。
  4.所有费用由业主们自筹。

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 楼主| 发表于 2018-1-25 09:45:36 | 显示全部楼层
呵呵,社区的工作真是到家,我的ID社区公用。
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